Документы, составленные в электронном виде и подписанные квалифицированной электронной подписью (до 1 июля 2013 года - электронно-цифровой подписью) или неквалифицированной электронной подписью (если это предусмотрено соглашением сторон), имеют такую же юридическую силу, как и документы на бумажном носителе, подписанные собственноручно.
Для подтверждения расходов в бухгалтерском и налоговом учете первичные учетные документы должны соответствовать требованиям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 402-ФЗ) и ст. 252 НК РФ. Согласно ст. 9 Закона № 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (при этом п. 17 ФСБУ 27/2021 допускается использование любого вида электронной подписи из числа предусмотренных Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи"). Согласно ст. 252 НК РФ расходами признаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
При оформлении первичных учетных документов хозяйствующие субъекты могут организовать электронный документооборот, применяя не только усиленную квалифицированную подпись, но простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись (см. письмо Минфина России от 04.12.2020 № 03-03-06/1/106022).
Таким образом, чтобы документ подтверждал расходы и вычеты, он должен соответствовать требованиям ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Кроме того, он должен быть подписан с соблюдением правил подписания электронной подписью.
(См. письма Минфина России от 21.06.2023 № 03-03-06/1/57560, от 14.11.2022 № 03-03-06/1/110658, от 04.10.2022 № 03-03-06/1/95482, от 26.08.2022 № 03-03-06/1/83333, от 11.01.2021 № 03-03-06/1/42, от 25.11.2020 № 03-03-06/1/102820, от 16.10.2020 № 03-03-07/90450).
Это означает, что документ, подтверждающий расходы и вычеты, может быть подписан любым видом электронной подписи, если только законодательством не установлен для него определенный вид подписи.